Template HR gratuiti: lettere e moduli pronti
Il primo download sblocca tutti i documenti (e i calcolatori): ti chiediamo solo un'email, una volta sola.
Doc / 01 — Disciplinare
4 documentiDalla contestazione al provvedimento, fino al licenziamento: il procedimento ex art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, passo per passo.
Doc / 02 — Assunzione
4 documentiI documenti del momento dell'ingresso: offerta vincolante, prova, proroghe del termine e tutela del know-how.
Doc / 03 — Organizzazione
5 documentiLe regole della vita in azienda: lavoro agile, mobilità, benefit, privacy e regolamento interno.
Doc / 04 — Moduli e checklist
3 documentiL'operatività quotidiana dell'ufficio HR: richieste, onboarding e la preparazione alle visite ispettive.
Doc / 05 — Fogli Excel
4 documentiPlanner operativi pronti all'uso, con formule e layout già impostati: basta inserire i nomi del team.
I risultati sono una stima indicativa e non sostituiscono la consulenza di un professionista (Consulente del Lavoro o commercialista).
Come funzionano i template HR gratuiti
Ogni documento è un fac-simile professionale in formato Word (.docx) o Excel (.xlsx), costruito sulla normativa italiana e aggiornato al 2026, con i riferimenti di legge già citati nel testo e un blocco di avvertenze per la compilazione in coda. Per usarlo bastano quattro passaggi:
- Scegli il documento— i 20 template sono organizzati in cinque gruppi: Disciplinare, Assunzione, Organizzazione, Moduli e checklist, Fogli Excel.
- Scaricalo gratis— al primo download ti chiediamo un'email, una volta sola: da lì in poi tutti i documenti (e i calcolatori di /strumenti) restano sbloccati per sempre.
- Personalizza i campi— tutto ciò che è tra parentesi quadre ([NOME DIPENDENTE], [CCNL APPLICATO], [DATA]) va sostituito con i dati reali; i rinvii a termini e durate vanno verificati sul CCNL applicato in azienda.
- Fai validare il risultato— soprattutto per contestazioni e licenziamenti, il passaggio dal consulente del lavoro prima dell'invio non è un optional: un vizio di forma può invalidare l'intero procedimento.
Esempio pratico: dalla contestazione disciplinare al provvedimento
Il gruppo Disciplinare è pensato come un percorso. Supponiamo che il 3 del mese un dipendente violi una procedura interna: il datore parte dalla lettera di contestazione disciplinare fac simile e la invia tempestivamente via PEC o raccomandata, descrivendo il fatto in modo specifico — data, ora, luogo, condotta — perché una contestazione generica è inutilizzabile. Da lì scattano i termini dell'art. 7 L. 300/1970: il lavoratore ha almeno 5 giorni per presentare giustificazioni scritte o chiedere di essere sentito, anche con assistenza sindacale. Solo dopo, valutate le difese, si passa al secondo template: il provvedimento disciplinare, con sanzioni che la legge tiene entro limiti precisi — multa fino a 4 ore di retribuzione base, sospensione fino a 10 giorni — e che il lavoratore può contestare entro 20 giorni davanti al collegio di conciliazione. Se invece il fatto è così grave da rompere il vincolo fiduciario, il percorso sfocia nel terzo modello, il licenziamento per giusta causa; se il problema non è la condotta ma la soppressione della posizione, si usa il quarto, il giustificato motivo oggettivo. Quattro documenti, un unico procedimento coerente.
I 20 template, gruppo per gruppo
La tabella riassume cosa contiene ogni gruppo e le norme su cui i fac-simile sono costruiti:
| Gruppo | Documenti | Riferimenti normativi principali |
|---|---|---|
| Disciplinare | Contestazione, provvedimento, licenziamento per giustificato motivo oggettivo e per giusta causa | Art. 7 L. 300/1970, art. 2119 c.c., L. 604/1966 |
| Assunzione | Impegno all'assunzione, patto di prova, proroga del tempo determinato, patto di non concorrenza | Artt. 2096 e 2125 c.c., D.Lgs. 81/2015, D.Lgs. 104/2022, L. 203/2024 |
| Organizzazione | Accordo smart working, trasferimento, auto aziendale, informativa privacy, regolamento aziendale | L. 81/2017, art. 2103 c.c., GDPR, L. 207/2024 |
| Moduli e checklist | Richiesta ferie e permessi, checklist onboarding, checklist ispezione Ispettorato | D.Lgs. 66/2003, D.Lgs. 81/2008, D.Lgs. 124/2004 |
| Fogli Excel | Piano ferie 2026, turni settimanali, scadenzario HR, nota spese mensile | Planner operativi con formule già impostate |
Cercavi un accordo smart working modello o un regolamento aziendale da cui partire? Sono entrambi nel gruppo Organizzazione: il primo in 8 articoli con disconnessione, fasce di contattabilità e recesso con preavviso di 30 giorni, il secondo in 14 articoli che coprono orario, presenze, ferie, dotazioni, sicurezza e condotta.
Cosa cambia nel 2026
I template recepiscono le novità normative più recenti. Il Collegato Lavoro (L. 203/2024) ha fissato la durata del periodo di prova nei contratti a termine — 1 giorno ogni 15 di calendario, minimo 2 e massimo 15 giorni — e l'abbiamo riportata nel patto di prova. Per i contratti a tempo determinato restano i paletti della L. 56/2023 sulle causali oltre i 12 mesi e il limite di 4 proroghe in 24 mesi, richiamati nel modello di proroga. Sull'auto aziendale, la L. 207/2024 ha riscritto il fringe benefit per i veicoli assegnati dal 2025: vale il 50% della tariffa ACI su 15.000 km convenzionali, che scende al 20% per le ibride plug-in e al 10% per le elettriche — percentuali che trovi già nella lettera di assegnazione e che puoi quantificare in euro con i nostri calcolatori. Infine, la checklist per le ispezioni aggiorna le sanzioni sul lavoro nero maggiorate dal D.L. 19/2024.
Domande frequenti sui template HR
I template HR sono davvero gratis?
Sì, tutti e 20. Al primo download ti chiediamo solo un'email (una volta sola): da quel momento scarichi senza limiti tutti i documenti Word ed Excel e usi liberamente anche i calcolatori di stipendio netto, costo azienda e lordo da netto. Niente carta di credito, niente registrazione, nessun abbonamento nascosto.
Quali requisiti deve avere una lettera di contestazione disciplinare?
Tre, tutti previsti dall'art. 7 della L. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori): forma scritta, specificità (data, ora, luogo e descrizione precisa del fatto, non formule generiche) e tempestività rispetto al fatto o alla sua scoperta. Il lavoratore ha poi diritto ad almeno 5 giorni per presentare le proprie difese, anche con assistenza sindacale, e nessuna sanzione più grave del richiamo verbale può essere applicata prima che quei 5 giorni siano trascorsi. Il fac simile incluso segue esattamente questa struttura.
L'accordo di smart working è obbligatorio?
Sì: il lavoro agile si fonda su un accordo individuale scritto tra azienda e lavoratore (artt. 18-19 L. 81/2017) che deve disciplinare durata, giornate, luoghi, strumenti, fasce di contattabilità, diritto alla disconnessione e recesso — 30 giorni di preavviso se a tempo indeterminato, 90 per i lavoratori disabili. In più l'azienda comunica in via telematica al Ministero del Lavoro nominativi e date di inizio e fine entro 5 giorni. Il modello scaricabile copre tutti questi contenuti in 8 articoli.
Quanto può durare il patto di prova nel 2026?
La durata la fissa il CCNL, con il tetto legale di 6 mesi (art. 10 L. 604/1966); il patto richiede forma scritta firmata prima dell'inizio del lavoro e l'indicazione specifica delle mansioni, pena la nullità e l'assunzione definitiva dal primo giorno. Per i contratti a tempo determinato il Collegato Lavoro (L. 203/2024) ha codificato la regola proporzionale: 1 giorno di prova ogni 15 giorni di calendario, con un minimo di 2 e un massimo di 15 giorni, salvo previsioni più favorevoli dei CCNL.
Che differenza c'è tra licenziamento per giusta causa e per giustificato motivo oggettivo?
La giusta causa (art. 2119 c.c.) punisce un inadempimento così grave da non consentire la prosecuzione nemmeno provvisoria del rapporto: niente preavviso, ma serve il procedimento disciplinare completo (contestazione, 5 giorni per le difese, valutazione). Il giustificato motivo oggettivo (art. 3 L. 604/1966) non c'entra con la condotta: dipende da ragioni economico-organizzative come la soppressione della posizione, richiede il preavviso del CCNL (o l'indennità sostitutiva) e la verifica del repêchage. In entrambi i casi la forma è scritta con motivi contestuali e il lavoratore può impugnare entro 60 giorni più 180.
Posso usare i fac-simile così come sono?
No: sono una base di partenza professionale, non un documento finito. Tutti i campi tra parentesi quadre — [NOME DIPENDENTE], [CCNL APPLICATO], [DATA] — vanno personalizzati, e i rinvii al CCNL verificati sul contratto collettivo realmente applicato, perché termini e durate (preavviso, difese disciplinari, periodo di prova) cambiano da contratto a contratto. Ogni template include un blocco di avvertenze per la compilazione, ma prima dell'invio la validazione del consulente del lavoro resta indispensabile, soprattutto per contestazioni e licenziamenti.
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